কেন পেশাদার ই-মেইল ঠিকানা থাকাও জরুরি?

ই-মেইল লেখার অনেক পেশাদারি আদবকায়দা মেনে চলার সঙ্গে একটি পেশাদার ই-মেইল ঠিকানা থাকাও জরুরি।

বর্তমানে প্রাতিষ্ঠানিক বা ব্যক্তিগত যোগাযোগের ক্ষেত্রে ই-মেইল অন্যতম জনপ্রিয় মাধ্যম। ই-মেইলকে যোগাযোগের ক্ষেত্রে ‘ফরমাল’ মাধ্যম হিসেবে বিবেচনা করা হয়।

তাই এ সংক্রান্ত কয়েকটি বিষয়ে জেনে নেওয়া দরকার। এমন কিছু বিষয় আছে যা করলে মেইলের প্রাপক বিরক্ত হতে পারেন।

তাই সচেতনভাবে সেগুলো এড়িয়ে চলাই ভালো।

এ দেশের অনেকের দেশে-বিদেশে চাকরি বা ভর্তির আবেদন বাতিল হওয়ার অন্যতম কারণ তাঁদের ই-মেইল ঠিকানা।

ইমেইল লেখার অনেক পেশাদারি আদবকায়দা মেনে চলার সঙ্গে একটি পেশাদার ই-মেইল ঠিকানা থাকাও জরুরি।

অনেকে ইমেইল ঠিকানা তৈরির সময় কিছু শব্দ যোগ করে দেন। যেমন ‘ড্রিম বয়’, ‘ওয়ারিয়র’, ‘সুইট’, ‘ঢাকা’ ইত্যাদি।

কেমন হবে ই-মেইল ঠিকানা

ধরুন আপনি এমন এক জন চিনেন,  তার ইমেইল ঠিকানা [email protected] আর কুল বয় টাইপের ঠিকানা তো আছেই।

তবে এ রকম না হলে ও অনেকে অবচেতনভাবেই একটি মারাত্মক ভুল করে থাকেন, ই-মেইলে ব্যক্তিগত তথ্য, অনেক সময় জেলার নাম, দেশের নাম, বিসিএস ব্যাচ, বিশ্ববিদ্যালয়ের নাম ইত্যাদি যোগ করে দিয়ে।

যেমন [email protected]. এই ইমেইল ঠিকানা আপাতত ঠিক থাকলেও ভালো কোনো কোম্পানি আপনাকে চাকরির জন্য ডাকবে না।

কারণ, আপনি ব্যক্তিগত তথ্যের গোপনীয়তার প্রতি সংবেদনশীল নন। যেমন আপনার জন্মসাল ১৯৮৯ সহজেই বোঝা যাচ্ছে।

তাহলে আপনি কোম্পানির তথ্যের বিষয়েও একই রকম উদাসীন থাকবেন, যা competitor দের জন্য সুবিধাজনক হতে পারে।

আবার ধরুন, কারও ই-মেইল ঠিকানা [email protected] এই ঠিকানাও চূড়ান্ত অপেশাদার।

কারণ, আপনি বিসিএস প্রশাসন ক্যাডারে চাকরি করেন, এই সূত্র ধরে আপনার সব বের করে ফেলা সম্ভব।

সরকারি চাকরিজীবীরা, বিশেষ করে ক্যাডার সার্ভিসের, ই-মেইলে আবার তাঁদের সার্ভিস আইডি যোগ করে দেন। সেটাও অপেশাদার।

আবার ধরুন, আপনার ইমেইল আইডি [email protected]. এই ই-মেইল ঠিকানা দিয়ে অনেকেই আপনাকে না দেখে অনুমান হওয়ার সুযোগ পাবে।

যদি এমন হয় যে প্রাপকের পাবনা জেলা নিয়ে কোনো reservation আছে, তাহলে আপনি সঠিকভাবে মূল্যায়িত না হওয়ার আশঙ্কাও থাকে। আবার উল্টো ঘটনাও হতে পারে ক্ষেত্রবিশেষে।

আবার অনেকে নিজের ডাকনাম বা বাচ্চার দেওয়া নাম ই-মেইলে ব্যবহার করেন। এই ধরনের ঠিকানা থেকেও কেউ নামের কূলকিনারা বের করতে পারেন না।

Applicant Tracking System (ATS)

ভালো কোম্পানি যোগ্য লোক বাছাইয়ের জন্য Applicant Tracking System (ATS) নামে একটি সিস্টেম ব্যবহার করে।

মসরুর জুনাইদ-এর ব্লগে আরও পড়ুন- 

• How important is skillful communication for a founder or CEO?
• যেভাবে অনলাইনে জাতীয় পরিচয়পত্র সংশোধন করবেন
• জেনে নিন কপিরাইট নিবন্ধন করার নিয়মকানুন: ঘরে বসেই ই-কপিরাইট!

সিস্টেমটি এ ধরনের অনেক সূক্ষ্ম বিষয় ধরার জন্য ওস্তাদ। অন্যথায় হাজার হাজার আবেদনকারী থেকে শর্টলিস্ট করা দুরূহ কাজ হতো।

এরূপ সিস্টেম চেক পার হয়ে হায়ারিং ম্যানেজার পর্যন্ত আপনার সিভি পৌঁছাতে হলে এ ধরনের অনেক আপাত-ছোটখাটো বিষয়ে নজর দিতে হবে। তা না হলে ATS-ই অটোমেটেড ই-মেইল পাঠিয়ে দেবে [email protected] থেকে।

খুব সুন্দরভাবে তেল মেরে বলবে, you have some great qualification…bla bla…However we are unable to offer a position right now.

তাই, ই-মেইল ঠিকানা তৈরির ক্ষেত্রে নামের আদ্যক্ষর কিংবা পেশার পরিচয় প্রকাশ করুন। যেমন আপনার নাম যদি হয় আহসান আহমেদ খান, আপনার ই-মেইল ঠিকানা হতে পারে [email protected]।

কখনো কখনো পেশাও ই-মেইল ঠিকানার অংশ হতে পারে। যেমন [email protected] বা [email protected]।

ওয়েব মেইল বা বিনামূল্যের ই–মেইল সেবায় পছন্দমতো ই-মেইল ঠিকানা না পেলে নামের সঙ্গে ২ অঙ্কের সংখ্যা বসিয়ে নিতে পারেন। যেমন [email protected]।

ইমেইলে স্মার্ট যোগাযোগের পরামর্শ 

পড়ালেখা কিংবা পেশাগত জীবনে এখন ই-মেইলের গুরুত্ব অনেক। বিশ্ববিদ্যালয়ের অধ্যাপককে ই-মেইল করা থেকে শুরু করে বৃত্তি, ফেলোশিপ, ইন্টার্নশিপসহ নানা কারণে আমাদের ই-মেইলে যোগাযোগ করতে হয়।

কিন্তু অনেকেই ই-মেইল লেখার আদবকেতা জানেন না। সঠিক উপায়ে কার্যকর ই-মেইল কি ভাবে লিখবেন…

বিষয় লিখতে ভুলে যাওয়া: ই-মেইলে বিষয় লিখতে ভুলবেন না। কারণ, আপনার মেইলের প্রাপক বিষয়ের লাইনটি পড়েই পুরো মেইল সম্পর্কে একটি ধারণা পেয়ে যান।

এছাড়া ই-মেইলের ‘সাবজেক্ট’ বা বিষয় লেখার সময় আপনি ভাবুন যে আপনার বার্তার একটা ‘শিরোনাম’ দিচ্ছেন।

বিষয় দেখেই যেন প্রাপক মেইলটি খুলে পড়তে আগ্রহী হয়ে ওঠেন।

বিশেষত প্রাপকের সঙ্গে সম্পর্ক যদি এমন না হয় যে, প্রেরকের নাম দেখেই সে চিঠি পড়বে, তাহলে তো ‘সাবজেক্ট’ আরও গুরুত্বপূর্ণ হয়ে ওঠে।

‘সাবজেক্ট’ না লেখাটা একটা মারাত্মক ভুল। কেননা বিষয় লেখা নেই এমন মেইলগুলো স্পাম-ফিল্টারে আটকে স্পাম বক্সে চলে যেতে পারে।

আর, ‘ইম্পর্ট্যান্ট’ বা ‘হাই ইটস মি!’ ধরনের কিছু লেখা মানে স্পাম হিসেবে গণ্য হওয়ার ব্যবস্থা প্রায় নিশ্চিত করা।

প্রথম প্যারাতেই আকৃষ্ট করুন: পত্রিকার সংবাদের মতো করে ‘সাবজেক্ট’ যদি হয় শিরোনাম, তাহলে প্রথম প্যারা হলো সংবাদের ‘ইনট্রো’ বা সূচনা।

ই-মেইল দীর্ঘ হওয়া উচিত নয় এবং তা গুরুত্ব ক্রমানুসারে সুন্দরভাবে সাজিয়ে লেখা প্রয়োজন।

তাই প্রথম প্যারাতেই মূল বক্তব্যের সংক্ষিপ্ত সার তুলে ধরতে হবে। তা না পারলে এমন হতেও পারে যে, ব্যস্ত প্রাপক পুরো চিঠি না-ও পড়তে পারেন।

মেইলে অযথা আর্জেন্ট মার্ক যুক্ত করবেন না: মেইলে আর্জেন্ট বা জরুরি শব্দটি ব্যবহারের আগে কয়েকবার ভাবুন। আপনি যে মেইলটি পাঠাচ্ছেন, সেটা কী আসলেই গুরুত্বপূর্ণ বা জরুরি কিছু?

যদি তেমনটি না হয়, তাহলে আর্জেন্ট ব্যবহার করবেন না। এতে প্রাপক বিরক্ত হতে পারে।

স্পেলিং মিসটেক বা বানান ভুল হওয়া চলবে না: অনেক সময় দ্রুত টাইপ করতে গিয়ে অনেকেই বানান ভুল করেন।

কিন্তু এই আধুনিক সময়ে এসে এ ধরনের ভুল একেবারেই অগ্রহণযোগ্য।

কারণ, বর্তমানে প্রতিটি ডিভাইসেই রয়েছে অটোকারেক্ট অপশন। তাই বানানের প্রতি যত্নবান হোন।

মেইলে ‘এসএমএস ল্যাঙ্গুয়েজ’ ব্যবহার করবেন না: যেহেতু ই-মেলকে যোগাযোগের ফরমাল মাধ্যম হিসেবে বিবেচনা করা হয়, তাই এতে এসএমএস ল্যাঙ্গুয়েজ ব্যবহার করবেন না।

যেমন- Thanks কে কখনোই Thnx কিংবা Sorry কে কখনোই Sry লিখবেন না।

মেইলে ইমোজির ব্যবহার থেকে বিরত থাকুন: ই-মেইলে কোনও ধরনের ইমোজি ব্যবহার না করাই ভালো। আপনি বেশ খুশি থাকলে কোনও ধরনের ইমোজি ব্যবহারের পরিবর্তে লিখুন- আই অ্যাম ডিলাইটেড। মনে রাখতে হবে, ই-মেইল,
ফেসবুক মেসেঞ্জার, স্ন্যাপচ্যাট এক নয়।

সঠিক ফন্ট নির্বাচন করুন: ই-মেইল পাঠানোর সময় সঠিক ফন্ট নির্বাচন করুন। ফন্টের আকার সম্পর্কে সচেতন থাকুন।

এটা যেন খুব বেশি বড় বা ছোট না হয়। একই সঙ্গে ফন্টের কালার সম্পর্কেও সচেতন থাকতে হবে।

মেইলের আকার: আপনার মেইল যেন খুব বড় বা ছোট না হয় সে বিষয়ে খেয়াল রাখুন।

কেউই অনেক বড় লেখা পছন্দ করেন না। আবার ছোট করতে গিয়ে একেবারেই সংক্ষিপ্ত করে ফেলবেন না।

‘সিসি’ এবং ‘বিসিসি’: একটা মাত্র বার্তা লিখে বহু স্তরের বহু মানুষকে একই বিষয়ে ওয়াকিবহাল রাখার দারুণ মাধ্যম ই-মেইল।

একটা সম্ভাব্য চাকরির ক্ষেত্রে এক ইমেইলেই আপনি নিয়োগকর্তা, মানবসম্পদ কর্মকর্তা, রিক্রুটিং এজেন্ট এবং আপনাকে পরিচিতির সনদ দেওয়া ব্যক্তিকে প্রাপক তালিকায় যুক্ত করতে পারেন।

কিন্তু এ ক্ষেত্রে খুবই সতর্ক থাকতে হবে। কাকে কোন তালিকায় যুক্ত করা যাবে এবং কাকে যাবে না, সে বিষয়ে স্পষ্ট ধারণা থাকতে হবে।

‘সিসি’ বা ‘কার্বন কপি’ পাঠানো হলে প্রাপকদের সবাই দেখবেন যে আর কে কে এই চিঠি পাচ্ছেন।

আর ‘বিসিসি’ বা ‘ব্লাইন্ড কার্বন কপি’ পাঠানো হলে কেউই দেখবে না যে আর কাকে এই চিঠি পাঠানো হলো।

কিন্তু ‘বিসিসি’ ব্যবহার যত কম করা যায়, ততই ভালো।

একই চিঠি প্রাপককে না জানিয়ে অন্য এক বা একাধিক ব্যক্তিকে পাঠাতে মূল চিঠিটা পাঠানোর পর তা আলাদা আলাদাভাবে তাঁদের ‘ফরোয়ার্ড’ করুন।

ইন্টারনেটের ‘চলতি’ ভাষা এড়িয়ে চলুন: ইমেইল লেখার সময় বিনা প্রয়োজনে কোনো বাক্য যোগ করবেন না।

মেসেঞ্জারে চ্যাট করার সময় আমরা যেমন সংক্ষিপ্ত আকারে লিখি, যেমন ‘অ্যাসাপ’, ‘বিআরবি’, ‘এলওএল’—এ ধরনের শব্দ না লেখাই ভালো। পূর্ণ শব্দ লিখুন। You লিখতে গিয়ে সংক্ষেপে U লিখবেন, এমনটা যেন না হয়।

ই-স্বাক্ষর যুক্ত করুন ও পরিচ্ছন্নতা বজায় রাখুন: ইমেইল সব সময় পরিচ্ছন্ন ও সাবলীল ভাষায় লিখুন। যে বক্তব্য প্রকাশ করতে চান, তা স্পষ্ট শব্দ ও বাক্যে লিখুন।

কঠিন শব্দ বা অতি দীর্ঘ বাক্য ব্যবহার করে প্রাপকের মনোযোগ নষ্ট করবেন না।

ই-মেইল লেখা শেষে শুভেচ্ছা জানিয়ে দু-তিনটি শব্দ অবশ্যই লিখবেন। ইমেইলের শেষে স্বয়ংক্রিয়ভাবে নিজের নাম ও পরিচয়ের তথ্য যুক্ত করতে পারেন।

ই-স্বাক্ষর যোগ করার উপায়ও ইমেইলে আছে। নাম, পরিচয়, প্রয়োজনে মুঠোফোন নম্বর ‘ই-স্বাক্ষর’ হিসেবে যুক্ত করুন।

‘ই-স্বাক্ষর’ চার লাইনের বেশি না হওয়াই ভালো।

ফাইল সংযুক্ত করার ক্ষেত্রে খেয়াল রাখুন: ইমেইলে ‘অ্যাটাচড ফাইল’ পাঠানোর সময় সতর্ক থাকুন।

দুই বা তিনটির বেশি ফাইল পাঠানোর ক্ষেত্রে গুগল ড্রাইভ কিংবা মাইক্রোসফট আউটলুকের ক্ষেত্রে ওয়ানড্রাইভ ব্যবহার করুন।

আপনার ড্রাইভে প্রাপকের প্রবেশাধিকার (একসেস) আছে কি না, সেটা নিশ্চিত করুন।

অনেকে ই-মেইলের সঙ্গে একগাদা ওয়েবসাইটের লিংক যোগ করে দেন। এ ধরনের আচরণ প্রাপককে বিরক্ত করতে পারে।

খুব প্রয়োজন না হলে এমনটা না করাই শ্রেয়।